Cantitatea economică de comandă este numărul de bucăți care, comandat de fiecare dată, face ca suma dintre costul plasării comenzilor și costul păstrării stocului să fie cea mai mică pe parcursul unui an. Comenzile mici și dese costă mult în transport și timp de lucru, iar comenzile mari și rare blochează bani și spațiu. Formula clasică găsește punctul de echilibru dintre cele două și funcționează bine pentru produsele cu vânzări relativ constante.
Ce costuri intră în calculul cantității economice de comandă?
Calculul folosește trei mărimi: cererea anuală, costul unei comenzi și costul anual de păstrare a unei bucăți în stoc.
- Cererea anuală (D): câte bucăți din produs se vând într-un an, estimate din vânzările anterioare.
- Costul unei comenzi (S): tot ce se plătește o dată pe comandă, indiferent de cantitate: transportul fix, timpul petrecut cu emiterea comenzii, recepția mărfii, verificarea facturii și plata.
- Costul de păstrare (H): cât costă ținerea unei bucăți în stoc timp de un an: chiria spațiului ocupat, asigurarea, deprecierea, pierderile și banii imobilizați. În practică, el se estimează adesea ca procent din prețul de achiziție, frecvent între 15% și 30% pe an.
Cea mai dificilă parte este estimarea costului unei comenzi, pentru că o bună parte din el este timp de lucru. O procedură scrisă pentru recepție și verificare, de felul celor descrise în articolul despre listele de verificare și șabloanele pentru munca repetitivă, ajută la măsurarea acestui timp.
Cum se calculează cantitatea economică de comandă, pas cu pas?
Cantitatea economică de comandă se obține din formula Q = √(2 × D × S / H), adică rădăcina pătrată din dublul produsului dintre cerere și costul unei comenzi, împărțit la costul anual de păstrare a unei bucăți.
- Se stabilește cererea anuală. Exemplu: 2.400 de bucăți pe an, adică aproximativ 200 pe lună.
- Se estimează costul unei comenzi. Exemplu: 60 de lei.
- Se estimează costul de păstrare. Exemplu: un produs cumpărat cu 20 de lei, cu un cost de păstrare de 20% pe an, înseamnă 4 lei pe bucată.
- Se aplică formula: 2 × 2.400 × 60 / 4 = 72.000, iar rădăcina pătrată din 72.000 este aproximativ 268.
- Se rotunjește la o cantitate practică, de exemplu 270 de bucăți, ceea ce înseamnă aproximativ 9 comenzi pe an.
Cât de mult contează abaterea de la cantitatea optimă?
Abaterea moderată de la cantitatea optimă costă puțin, pentru că în jurul acesteia costul total variază lent. Tabelul de mai jos folosește datele din exemplul anterior; stocul mediu este jumătate din cantitatea comandată.
| Cantitate pe comandă | Comenzi pe an | Cost comenzi (lei) | Cost păstrare (lei) | Cost total (lei) |
|---|---|---|---|---|
| 100 | 24 | 1.440 | 200 | 1.640 |
| 200 | 12 | 720 | 400 | 1.120 |
| 268 | circa 9 | 537 | 537 | 1.074 |
| 300 | 8 | 480 | 600 | 1.080 |
| 600 | 4 | 240 | 1.200 | 1.440 |
Între 200 și 300 de bucăți diferența este mică, așa că firma poate alege cantitatea care se potrivește cu ambalajul furnizorului sau cu spațiul din depozit. Erorile mari apar la extreme: comenzile foarte mici sau stocurile pentru jumătate de an.
În ce situații formula trebuie ajustată?
Formula pornește de la ipoteze simple: cerere constantă, preț de achiziție fix și livrare sigură. Când acestea nu sunt îndeplinite, rezultatul devine doar un punct de plecare.
- Produse perisabile sau cu termen scurt: cantitatea nu poate depăși ce se vinde înainte de expirare, oricât ar ieși formula.
- Reduceri de cantitate de la furnizor: se compară costul total la cantitatea optimă cu costul total la pragul reducerii, inclusiv economia la prețul de achiziție.
- Vânzări sezoniere: calculul se face pe perioade, nu pe tot anul.
- Comandă minimă impusă: dacă furnizorul cere mai mult decât rezultatul, se lucrează cu minimul acceptat.
În restaurante și cofetării, unde materiile prime au termen scurt, cantitățile depind mai mult de structura meniului, după cum arată și articolul despre meniul bine gândit într-un restaurant mic.
Cum se folosește rezultatul în comenzile de zi cu zi?
Rezultatul se folosește ca regulă de comandă: cât se comandă o dată, în timp ce momentul comenzii se stabilește separat, în funcție de termenul de livrare și de stocul de siguranță. Calculul se reface o dată pe an sau la orice schimbare importantă de preț, de furnizor ori de volum de vânzări.
Pentru o firmă mică, nu fiecare produs merită acest calcul. El are sens la produsele care se vând constant și ocupă o parte importantă din bani sau din spațiu. Banii eliberați prin comenzi mai bine dimensionate pot fi urmăriți în bugetul lunar al firmei, alături de celelalte cheltuieli din planul financiar al unui startup.
